Подготовка к практическому занятию
Для проведения практических занятий с системами автоматизации делопроизводства необходимо иметь соответствующее программное обеспечение. Мы воспользуемся тем фактом, что для проведения практических занятий компания «Электронные офисные системы» бесплатно предоставляет демонстрационную версию системы Дело в двух вариантах: сетевом и однопользовательским. При организации практических занятий можно воспользоваться тем вариантом, который наиболее уместен по характеру используемого оборудования.
Порядок установки демонстрационной версии системы Дело
Для получения демонстрационной версии следует обратиться на Web-узел компании по адресу wvjw.eos.ru. Сетевой вариант демонстрационной версии обладает функциональной полнотой системы, но ограничен по срокам эксплуатации тремя месяцами. Он рассчитан на работу с СУБД Oracle 7.3 , а также MS SQL Server 7.0. Однопользовательский вариант ограничен по количеству зарегистрированных документов.
В процессе установки системы создается новая папка системы Windows с именем Дело Учебная, содержащая ярлыки для запуска подсистем.
Подсистема Пользователи. Поддерживает функцию редактирования справочника Пользователи.
Демонстрационная версия системы автоматизации делопроизводства Дело поставляется вместе с примером, который содержит первоначальную настройку всех справочников системы. Следовательно, в примере уже заданы, во-первых, организационная структура предприятия, во-вторых, правила документооборота на этом предприятии.
Организационная структура модельного предприятия
Демонстрационный пример предполагает следующую организационную структуру предприятия по следующим подразделениям.
•Руководство • Канцелярия
• Плановый отдел • Производственный отдел
• Юридический отдел • Хозяйственный отдел
При этом в делопроизводственном процессе участвуют следующие должностные лица предприятия.
• От Руководства: Директор, председатель Совета директоров Иванов И. В.
Зам. председателя Петров П. Е.
Зам, председателя Сидоров С. И.
Зав. секретариатом Кратов К. В.
• От Канцелярии: начальник канцелярии Королев А. Н.
• От Планового отдела: начальник отдела Панов П. А.
•От Производственного отдела: начальник отдела Прокудин Р. О.
зам. начальника отдела — Пронин П. И.
технолог — Пименов В. А.
•От Юридического отдела: начальник отдела Дичевский Д. И.
•От Хозяйственного отдела: начальник отдела Янов В. Н.
Правила документооборота
В демонстрационной модели заложены следующие правила документооборота.
1.Плановый, Производственный, Юридический и Хозяйственный отделы имеют собственные картотеки. Также имеется картотека предприятия.
2.Создано пять кабинетов:
• Кабинет предприятия при Картотеке предприятия. Владельцами кабинета являются должностные лица — сотрудники подразделений Руководство и Канцелярия;
• Кабинет Планового отдела при Картотеке Планового отдела;
•Кабинет Производственного отдела при Картотеке Производственного отдела;
• Кабинет Юридического отдела при Картотеке Юридического отдела;
• Кабинет Хозяйственного отдела при Картотеке Хозяйственного отдела.
Владельцами четырех последних кабинетов являются начальники соответствующих отделов.
3.Все документы, подлежащие регистрации, делятся на две группы: Входящие и Исходящие. В свою очередь документы группы Входящие делятся на три подгруппы.
• Правительственные документы
• Служебная переписка
• Переписка с гражданами
Документы группы Исходящие делятся на четыре подгруппы.
• Инициативные документы
• Исходящие служебные
• Приказы, распоряжения
• Исходящие гражданские
4.Все подгруппы документов — номерообразующие, то есть нумерация новых документов осуществляется внутри каждой подгруппы. Приняты следующие правила присвоения документу регистрационного номера: регистрационный номер состоит из буквенного индекса и порядкового номера, разделенных дефисом. Буквенный индекс отражает принадлежность документа к одной из возможных семи подгрупп. Значения индексов для каждой подгруппы приведены в табл. 17.1.
